Naar de inhoud

Resultaten

Vier use cases, één architectuur

Civios is de neutrale vertaal- en integratielaag tussen de systemen die besturen vandaag al gebruiken. Besturen houden hun eigen softwarepakketten; er is geen lock-in. De use cases hieronder zijn geen losse projecten, maar vier bewijzen van diezelfde ene architectuur.

1/ 285

Aangesloten lokale besturen in Vlaanderen

Bouwt op & voldoet aan

  • OSLO

    Semantische interoperabiliteitsstandaard

  • MAGDA

    Vlaams gegevensdelingsplatform (aansluiting op authentieke bronnen)

  • GDPR

    Privacy & gegevensbescherming

  • NIS2 · CyFun

    Cyberveiligheidskader

01

Piloot

Generieke koppeling met notuleringspakketten

Eén koppeling tussen dossieropvolgingssystemen en notuleringspakketten.

De uitdaging

Besturen gebruiken verschillende notuleringspakketten voor vergaderbeheer en besluitvorming. Wanneer informatie uit een notulenpakket ook nodig is in een ander systeem om een dossier verder te behandelen ontstaat versnippering: manuele overname, dubbele invoer, inconsistenties tussen systemen en laattijdige of ontbrekende terugkoppeling van beslissingen. 

Wat we bewijzen

Civios werkt als centrale, generieke vertaallaag tussen notuleringspakketten en de systemen die van besluiten afhangen. Aansluitende systemen praten altijd op dezelfde manier met Civios, ongeacht welk pakket het bestuur gebruikt.

Resultaat

    • Geen dubbele invoer

  • Correcte koppeling agendapunt – besluit – dossier

  • Snellere doorstroom van beslissingen

  • Kortere doorlooptijd per besluit

    meting volgt

Wie bouwt mee

    • LB365
    • CEVI
    • Vandenbroele

Bouwt op & voldoet aan

OSLO

— Semantische interoperabiliteitsstandaard

Veelgestelde vragen

Nog geen vragen — wordt aangevuld.

Word pilootbestuur Download fiche (PDF)

02
Piloot

Veilig Digitaal Dossier

Documenten worden automatisch geclassificeerd en op de juiste beveiligde plaats bewaard.

De uitdaging

Besturen verwerken dagelijks documenten met sterk wisselende gevoeligheid. Classificatie en opslag gebeuren vaak nog manueel, door mensen die daar op dat moment weinig tijd voor hebben. Zo ontstaat het risico dat een gevoelig document op een onbeveiligde of publieke plek belandt.

Wat we bewijzen

Documenten worden automatisch geanalyseerd en geclassificeerd volgens het informatieclassificatiekader van de Vlaamse overheid en automatisch bewaard op de juiste plaats met de gepaste toegangsrechten, bewaartermijnen en logging. Dit is een aanvulling op bestaande dossiertoepassingen, Civios is de veilige integratie- en routeringslaag.

Resultaat

    • Geen gevoelig document meer op een publieke plek
    • Geen manuele beoordeling per document
    • Gecontroleerde, soevereine opslag
    • Stijgend aandeel correct geclassificeerde documenten

Wie bouwt mee

    • Partners in bespreking

De samenstelling van het partnerteam wordt later bekendgemaakt.

Bouwt op & voldoet aan

GDPR

— Privacy & gegevensbescherming

NIS2 · CyFun

— Cyberveiligheidskader

Informatieclassificatiekader Vlaamse overheid

Veelgestelde vragen

Is dit een aanvulling op onze bestaande dossiertoepassing of een eigen oplossing?

Een aanvulling. Je dossiertoepassing blijft de inhoudelijke plaats van het dossier. Civios legt een beveiligde koppeling naar classificatie en soevereine opslag, zodat elk document automatisch op de juiste plek terechtkomt zonder dat je van toepassing moet veranderen.

Word pilootbestuur Download fiche (PDF)

03
Piloot

Van vacature tot exit: on/offboarding van personeel

Eén gevalideerd functieprofiel stuurt rechten, toegangen, licenties en middelen door de hele keten.

De uitdaging

De keten van start over functiewijziging tot uitstroom wordt op drie plaatsen doorknipt. Werving levert een beslissing op, maar geen trigger. Rechten, toegangen en licenties lopen via helpdeskcases en manuele afspraken. Rechten van een vorige functie worden zelden ingetrokken. Het resultaat: een trage opstart, openstaande rechten en geen bewijs dat een NIS2- of GDPR-controle doorstaat.

Wat we bewijzen

Eén gevalideerd functieprofiel wordt de gedeelde sleutel doorheen de hele keten: als competentieprofiel in werving en als functienaam in het rechten- en middelenregister. Een aanstellingsbeslissing wordt daardoor een gestructureerde gebeurtenis die automatisch de juiste rechten, toegangen, licenties en arbeidsmiddelen toekent en bij functiewijziging of uitstroom weer aanpast of intrekt.

Resultaat

    • Eén bron van waarheid

  • Sluitend auditspoor

  • Aantoonbaar bewijs voor NIS2 & GDPR

  • Minder openstaande rechten

Wie bouwt mee

    • Partners in bespreking

De samenstelling van het partnerteam wordt later bekendgemaakt.

“Functienaam” is de architecturale sleutel doorheen de hele keten.

Bouwt op & voldoet aan

GDPR

— Privacy & gegevensbescherming

NIS2 · CyFun

— Cyberveiligheidskader

OSLO

— Semantische interoperabiliteitsstandaard

Veelgestelde vragen

Nog geen vragen — wordt aangevuld.

Word pilootbestuur Download fiche (PDF)

04

Piloot

Ambtenaar agents 

Verkennen of actuele proceskennis en AI samen ambtenaren kunnen ondersteunen.

De uitdaging

Procesexpertise leeft bij de mensen die de processen dagelijks uitvoeren. Ze wordt beperkt herbruikt en zelden digitaal ontsloten. Zonder koppeling tussen procesbibliotheek, AI en integratieplatform blijft het potentieel om processen te analyseren en te optimaliseren onbenut.

Wat we bewijzen

Verkennend: we onderzoeken of een goed onderhouden procesbibliotheek, AI-gedreven procesanalyse en een open integratieplatform samen kunnen leiden tot ambtenaar agents. AI-ondersteuning op basis van actuele, gevalideerde procesbeschrijvingen. 

Resultaat

  • Proof of concept in voorbereiding

  • Procesbibliotheek blijft eigendom van het bestuur

  • Bruikbaarheid voor medewerkers

Wie bouwt mee

    • Partners in bespreking

De samenstelling van het partnerteam wordt later bekendgemaakt.

Bouwt op & voldoet aan

OSLO

— Semantische interoperabiliteitsstandaard

Veelgestelde vragen

Bestaat er al een concept of proof of concept voor deze use case?

Ja. Het concept werd eerder getest met een proof of concept rond het huwelijksproces. De onderliggende bouwstenen zijn aanwezig: een uitgebreide, bestaande procesbibliotheek, een AI-laag voor procesanalyse en een open integratieplatform. De volgende stap is dit samen met een pilootbestuur live brengen op één concreet, samen gekozen proces.

Op welke gemeentelijke processen en diensten richt deze use case zich?

We starten bewust met één afgebakend proces of beleidsdomein, bijvoorbeeld binnen burgerzaken, HR, sociale zaken of ruimte. Welk proces zich het beste leent, kiezen we samen met het bestuur. Bij voorkeur waar de meerwaarde snel zichtbaar wordt.

Wat wordt er concreet via het Civios-platform uitgevoerd?

Civios levert de open integratielaag die de procesbibliotheek en de AI-inzichten koppelt aan de bestaande systemen van een bestuur, zodat een agent effectief kan ondersteunen of een deelstap mee kan uitvoeren. Het live brengen gebeurt via low-code/no-code, wat de doorlooptijd kort houdt. De procesbibliotheek en de dagelijkse werking blijven bij het bestuur; Civios neemt geen processen over als eigenaar.

Wat wordt van een pilootbestuur verwacht op vlak van analyse, uitwerking en testing?

Vooral meedenken over de proceskeuze, zicht geven op wat vandaag al goed gedocumenteerd is en samen met Civios dat eerste proces uitwerken en testen. Het is een co-creatietraject: het bestuur bepaalt mee hoe de agent er in de praktijk uitziet.

Welke personeelsinzet is hiervoor nodig (profielen, diensten, tijdsinvestering)?

In deze fase bewust beperkt. Concreet volstaat iemand met proceskennis van het gekozen domein en een aanspreekpunt vanuit IT. De precieze tijdsinvestering bakenen we samen af bij de start, zodat het behapbaar blijft en niet ten koste gaat van de reguliere werking.

Denk mee Download fiche (PDF)

Zelf meebouwen aan een use case?

Besturen bepalen mee de volgorde van de roadmap en krijgen inzage in wat er gebouwd wordt.

Neem contact op